Все нюансы оформления использования личной машины в служебных целях

Практически в каждой организации или фирме имеется личный автомобиль сотрудника, который часто используется для выполнения служебных заданий. При таком положении дел владельцу транспортного средства жизненно необходимо грамотно оформить этот вопрос со своим работодателем. Правовое поле Российской Федерации предусматривает ряд решений по оформлению находящегося в собственности сотрудника автомашины в служебных целях с последующей уплатой положенной компенсации. В подавляющем большинстве случаев и в зависимости от сложившейся обстановки пользуются всего двумя путями.

Решение 1. Компания компенсирует сотруднику полученный износ его собственной автомашины, руководствуясь трудовыми взаимоотношениями

При использовании личного автомобиля в служебных целях размер компенсации регулируется непосредственно по обоюдной договоренности компании и сотрудника. Подробно об этом говорится в статье 421 ГК РФ. Но практика показывает, что работодателю это не совсем выгодно. Поэтому, зачастую, фирма отталкивается от текста постановления Правительства РФ (№92 от 08 февраля 2002 года), в котором регламентируемая сумма выплат вызывает массу вопросов у сотрудника компании.

В соответствии с этим законодательным актом работнику компенсируется 1.2 тысячи рублей в месяц если машина имеет объем двигателя до 2 тысяч кубиков, и 1.5 тысячи рублей за такой же период, если свыше 2 тысяч. Странным образом в указанную сумму не входят – текущий износ автомашины, пройденный километраж, израсходованные ГСМ, стоимость ремонтных работ (ели таковые имелись) и прочее. Данный метод расчета, обосновывают тем, что подобным образом работодатель сможет учесть компенсацию в статье расходов для уплаты налога на прибыль фирмы.

Чтобы грамотно оформить, а затем без проблем получить компенсацию за использование личного транспорта, сотруднику компании необходимо выполнить ряд требований.

1. Следует оговорить все аспекты использования личного транспортного средства с руководителем компании. По итогам договоренности не должно оставаться каких-то неясностей и недомолвок.
2. Необходимо составить заявление (пишется в произвольной форме) в бухгалтерию фирмы, в котором указывается полная сумма ежемесячной компенсации.

Описанный выше способ применим только в том случае, когда руководство компании открыто для диалога и в полной мере осознает правомерность требований своего сотрудника.

Решение 2. Составление арендного договора

Искать ответ на вопрос как оформить использование личного автомобиля в служебных целях нужно на страницах Гражданского Кодекса. Исходя из содержания статьи 632 и статьи 642 указанного законодательного документа, арендовать личный автотранспорт сотрудника компания может исключительно двумя путями – аренда т/с с водителем и аренда без него. Предполагается, что в первом варианте арендованным транспортным средством станет управлять и осуществлять все сопутствующее техобслуживание сам сотрудник, тогда как во втором варианте – сторонние, назначенные компанией, люди.

При заданных условиях договор аренды автомашины выступает как документ, имеющий законную силу, и регулирующий отношения между фирмой и ее сотрудником. Преимущество этого варианта в том, что в отличие от уплаты компенсации договор дает возможность указать все аспекты взаимоотношений сторон. К примеру, такая трата как дополнительное страхование автотранспорта от разнообразных рисков, а также особенности содержания и восстановления, могут быть с легкостью отражены в нем.

Чтобы заключить договор аренды автотранспорта его владельцу нужно следовать определенному порядку действий.

1. Этап согласования с руководством компании особенностей использования личной автомашины по служебной необходимости.
2. Этап окончательного урегулирования всех нюансов и подписания договора аренды, в котором будут согласованы все требования обеих сторон.
3. Необходимо внести корректирующие правки в ОСАГО, касающиеся числа лиц, которым будет дозволено управление транспортным средством, либо необходимо оформить полис ОСАГО «Без ограничений».
4. Личный автотранспорт передается во временное пользование фирмы. Выполняется указанная процедура посредствам акта приема-передачи.

Важно: такого рода договор имеет право подписать только владелец автомашины. В связи с этим к договору необходимо приложить пакет документов, удостоверяющих право собственности на т/с – регистрационное свидетельство, ПТС и страховое свидетельство (ОСАГО).

Все расходы по эксплуатации уже арендованного автотранспорта в обязательном порядке возмещаются владельцу, но только в том случае, если они были оговорены в договоре аренды транспортного средства. Также необходимы документальные свидетельства потраченных на содержание автомашины денежных средств – различные квитанции, чеки и прочее. Налог на транспорт полностью выплачивается владельцем автомобиля, хотя при составлении договора аренды этот вопрос тоже можно обговорить.

Необходимо знать

В соответствии со статьей 224, а также статьей 226 НК РФ, организация вправе удерживать 13% с общей суммы выплат по арендному договору. Касательно суммы компенсационных начислений, то они данным налогом не облагаются. Однако для этого требуются представить подтверждающие документы, полный перечень которых можно найти в Трудовом Кодексе РФ (статья 188).

Читайте также о новых правилах регистрации легковых автомобилей 2016 года в этой статье.